Защищенная отправка конфиденциальных документов по e-mail

Традиционные системы DLP (Data Loss Prevention или Data Leak Prevention) контролируют отправку информации за пределы компании и теоретически не позволяют конфиденциальной информации покинуть ее пределы. Однако когда речь идет о необходимости отправить конфиденциальную информацию внешнему получателю, как мы можем быть уверены в ее сохранности?

Обозначим несколько ключевых требований к отправке конфиденциальной информации:

документ не должен попасть в чужие руки;
получателем был именно тот, кому мы отправляем документ;
необходимо чтобы защищенный документ невозможно было просмотреть на компьютере или устройстве, не принадлежащем получателю;
защищенный документ не должен быть распечатан (если на то отсутствует разрешение);
невозможно сделать Print Screen c экрана, отображающего документ.

Другими словами, мы хотим, чтобы защищенный документ оставался конфиденциальным.

Электронная почта – это удобно и быстро. Пара кликов – приложенный к сообщению документ ушел к получателю. Поэтому люди повсеместно используют именно этот способ передачи электронных материалов на расстоянии. При этом способы обеспечения конфиденциальности вложения могут быть различными.

+ Достаточно быстро и удобно
– Крайне ненадежная защита информации
– Защищенное вложение хранится у получателя в незашифрованном виде
– Вложение может быть открыто на другом компьютере с тем же паролем

+ Надежная защита информации
– Сертификаты открытых ключей – платные. Получить их простому человеку или организации не так-то просто
– Расшифрованное вложение хранится у получателя в незащищенном виде
– Вложение может быть открыто на другом компьютере, если известен ключ расшифровки

+ Относительно надежно
- Как правило, вы не всегда знаете, кому вы будете отправлять важную информацию
- Информация хранится у получателя в незащищенном виде
- Вложение может быть открыто на другом компьютере

+ Относительно надежно
- Бумажный документ хранится в незащищенном виде
- Хранить физический объект менее удобно, чем электронный
- Процесс долгий и связан с дополнительными хлопотами
- Документы могут быть похищены и просмотрены третьими лицами

+ Надежная защита информации
+ Быстро, удобно: не требует дополнительных действий от отправителя
+ Информация хранится у получателя в защищенном виде
- Дополнительные затраты на установку модуля защиты вложений на почтовый сервер